AI Ready: Hands On - Office Management & Kundenservice mit KI

AI Ready: Hands On - Office Management & Kundenservice mit KI

Wie kann Künstliche Intelligenz Aufgaben im Office Management und im Kundenservice effizient unterstützen? Anhand praxisnaher Übungen erarbeitest du, wie KI bei Kundenanfragen, Beschwerden und Reklamationen, E-Mail- und Schriftverkehr sowie bei der Aufbereitung von Informationen und Dokumenten unterstützen kann. Du erstellst Antwortentwürfe, strukturierst Informationen, entwickelst Vorlagen und leitest nächste Schritte aus Vorgängen ab. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Frage, wie sich wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe mit KI effizienter gestalten lassen. Du entwickelst einfache KI-gestützte Workflows, die sich auf typische Aufgaben im eigenen Arbeitsalltag übertragen lassen. Dabei berücksichtigst du auch unternehmensinterne Freigabeprozesse. Du lernst, KI-Ergebnisse kritisch zu prüfen und mit deinem eigenen Fachwissen zu verbinden. Datenschutz, Vertraulichkeit, Urheberrecht sowie die Möglichkeiten und Grenzen von KI werden direkt anhand der praktischen Anwendungen behandelt. Der Kurs vermittelt dir die Methodik und informiert über die zum Kurszeitpunkt allgemeine Rechtslage. Die rechtliche Einschätzung deines konkreten Einzelfalls sowie die Umsetzung im eigenen Unternehmen sind unternehmensintern anwaltlich abzuklären.

Alle Übungen und Praxisbeispiele basieren auf fiktiven bzw. synthetischen Daten. Der Kurs ist modelloffen und ermöglicht dir, die vorgestellten Methoden mit den in deinem Unternehmen verfügbaren KI-Modellen zu erproben.

Kursziele

Nach dem Workshop kannst du …

• Kundenanfragen, Beschwerden und Reklamationen mit KI analysieren und strukturiert bearbeiten.
• E-Mails, Antwortschreiben und andere Kundenkommunikation mit KI erstellen und optimieren.
• Informationen aus Texten, Dokumenten und Vorgängen mit KI zusammenfassen und aufbereiten.
• Protokolle, Gesprächsnotizen, FAQs, Antwortbausteine und andere Vorlagen mit KI erstellen.
• Aufgaben, nächste Schritte und Follow-ups aus Anfragen und Vorgängen ableiten.
• Wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe auf sinnvolle Einsatzmöglichkeiten für KI prüfen.
• KI-Ergebnisse kritisch beurteilen und dabei Qualität, menschliche Kontrolle, Datenschutz, Vertraulichkeit und Urheberrecht berücksichtigen.

Zielgruppe

Mitarbeiter:innen im Kundenservice, Backoffice, Sekretariat, Empfang, in der Sachbearbeitung und in kaufmännisch-administrativen Bereichen, die KI gezielt für ihre täglichen Aufgaben einsetzen und Arbeitsabläufe effizienter gestalten möchten.

Voraussetzungen

• eigener Unternehmens-Laptop
• Bereitschaft, KI-Anwendungen und Methoden praktisch auszuprobieren

Vorkenntnisse

Grundlegende Erfahrungen im Office Management oder Kundenservice sind hilfreich, aber keine Voraussetzung. Entscheidend sind vor allem das Interesse an KI-Anwendungen und die Bereitschaft, neue Tools und Methoden eigenständig auszuprobieren und im Arbeitsalltag einzusetzen. Spezifische technische oder KI-Vorkenntnisse sind dafür nicht erforderlich. Wer bereits einen „AI Ready“-Kurs am BFI Vorarlberg – etwa AI Ready: Kurs I oder AI Ready: Kurs II – oder eine vergleichbare Weiterbildung im Bereich AI Literacy absolviert hat, bringt eine gute Grundlage mit. Dies ist jedoch keine Voraussetzung.

Abschlussinformation

Du möchtest dein Team fit für den praktischen Einsatz von KI machen? Der Workshop kann auch firmenintern durchgeführt und individuell auf die Anforderungen und Fragestellungen deines Unternehmens abgestimmt werden. Interesse an einer Inhouse-Weiterbildung? Gerne erstellen wir dir ein unverbindliches Angebot.

FFG Skills Scheck: Diese Weiterbildung kann unter bestimmten Voraussetzungen im Rahmen des FFG Skills Scheck 2026 förderfähig sein. Die endgültige Förderentscheidung trifft die FFG. Weitere Informationen zum FFG Skills Scheck 2026